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职场菜鸟成抢手货的必备工具就靠这两样!

职场菜鸟成抢手货的必备工具就靠这两样!

文/陈国钦

沟通 3s 法则- 故事力

从小我们就爱看故事书,不爱看教科书,因为只有故事会让人专注、期待,跟自己的心境与经验结合。记得念南一中的时候,只要有同学染上武侠小说,几乎都是彻夜不眠的看;而民国 70 年港剧《楚留香》风靡全台,即使明天要大考,也要在电视机前面盯上 2 小时,才甘愿去念书,就是想知道故事剧情如何发展……。

在职场的沟通中,不管生意好不好,每次老闆总是会问一句:「What’s the Story?」整个故事是什幺?而这其中的故事,就是在试图理解事物的本质。我在设计沟通力的说故事模组时,仍然以黄金圈模组为主:

叙述型:Why、What、How

简报型:Open、Why、What、How、Close

一、 叙述型 :Why、What、How

在职场中,大家都很爱讲话,甚至很爱插断别人讲话,似乎深怕不开口,就会失去为自己辩驳、解释的机会。以我工作多年观察,我可以大胆的说,大部分的人都只是很爱讲话,但不会讲话,即使是身为主管也一样,包括我自己,甚至因为当了主管,更爱上讲话的权利。

后来我建议自己和员工, 在说话之前要注意三个步骤:1. 想清楚、2. 写下来、3. 说出去 ,感觉就比以前好多了,至少不会离题,可以专注在主题上头。但是之后有员工问我,有什幺办法可以让自己想清楚?这个问题瞬间把我考倒了,于是我跑去听一些很会讲话的人讲话,归纳出三个重点──Why(动机)、What(理解)、How(体验)。

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我的工作常要对公众说话,也经常被邀请要作 Opening,在还没学会心智图法前,常常是想到什幺就讲什幺,有一次鼓起勇气听自己说了什幺,发现简直乱七八糟,这时我才恍然大悟,这样的状况是不对的。后来就在心中套用这个模组,果然顺畅多了。

譬如有一次我去台东公益平台作公益,校长忽然要我对一群高中生讲话,因为太突然了,我只好迅速套用这个叙述型模组,上台说了这一段话:「我是陈老师,今天来的主要目的,是要启动各位的梦想,促进各位的学习,提升各位将来的竞争力。我将带给各位的分享内容,是心智图法的原则与应用,接下来会亲自带领各位同学进行几个很实用的範例,希望大家快乐、学习、成长。」而当时在我大脑中出现的就是下面那张心智图。

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二、 简报型 :Open、Why、What、How、Close

跟叙述型相比,简报型是一个很正式的简报,必须在 Why、What、How 前后,加上 Open 及 Close。用意就是在整个简报沟通过程,作一个强力的开场吸引,也因为一场简报通常会超过 30 分钟,必须要有完整的开场及收尾。

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在外商公司上班,简报能力的优劣,是存活的重大关键因素。因为很多人,包含国外的长官、国内的同事,以及所有的通路和客户,几乎有大半时间是透过简报来认识你。既然如此,我很难理解为何有人不愿意把简报学好?没有程度的简报,就像一个随意穿着就去相亲的人,会给人留下很不好的印象。

这个简报型的应用,是在作一份简报之前,先给自己一个简报内容的框架。每当我用心智图勾勒出简报的框架,心就已经大大的安了一半,因为有了框架之后,剩下就是专业简报设计及如何沟通说服而已。

延续上一个例子, 即使临时受託,必须对高中生作 2 小时的简报,只要用心智图法来发想,一份简报 30 分钟就可以完成了。

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沟通 3s 法则-设计力

简报的设计,是最直接让观众看得到的,很多人很会讲话,可惜就败在这一关。其实作简报是件很简单的事,只要顺着前述的故事力把心智图作成简报即可。 在设计简报时,要牢记四不与四要:

一、四不

1. 不把观众当读者 很多人因贪图方便,直接截取 Word 文字,贴进简报档。当你把密密麻麻的字秀出来,等于把观众当读者,注意力瞬间被文字转移及破坏,极难回复。

2. 不把大字报当简报 虽然字少了,字级放大了,还是把观众当读者,没什幺两样。

3. 不把资料当简报 把手上相关资料都放进简报,观众一定瞬间进入睡眠模式。

4. 不把提词当简报 提词一般用来提醒自己关键观念及重要讯息,并不适用于放入简报,一来破梗,二来突兀,会让口语的表达失去流畅感 。

二、四要

1. 要有逻辑架构

没有逻辑,不是故事,因为不是故事,当然就无法打动观众。职场的商业逻辑,我通常採用三大元素──主张/论述/证据。 一般作简报,常用的逻辑架构是主张→论述→证据。 下方图例中 A 牌印表机是您的最佳选择,不但有好品质,稳定评比第一名,预算低也买得起,5,000 元有找,是同等级产品中最低价。 製作投影片,依照主张→论述→证据的川流,有时一张投影片包含三样元素,有时会以一群投影片组合,每一张各代表主张、论述或证据。一般是一个主张、几个论述、多个证据,要注意投影片分镜连戏过程,必须将故事引导顺畅,观众才能乐在其中。

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2. 要善用图解

图解跟图像概念是一样的,但 图解是图像、关係图及数据图的总合,是製作投影片时很重要的元素。 很多人教商业简报,都主张作出有自己风格特色的图解,而职场五力讲求快速有效,因此我建议善用微软 Office 内建的 SmartArt 功能即可。

经过一番整理,我把所有图解归纳如下:

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请注意,这里对应的是最常用的代表,并不是说它不能作其它应用。譬如流程图,不只有 How,它其实也有 What、When。

关係图可分为清单图、流程图、循环图、树状图、金字塔、关连图、矩阵图 。

a 清单图:分项归类 清单就是简单的分类,只有阶层关係,没有先后顺序,某种程度上,它也是种心智图法的变形。

职场菜鸟成抢手货的必备工具就靠这两样!b 流程图:执行步骤顾名思义,流程图是表现时间变化与过程的一种图形,透过箭号和图框,将时间与过程的进展视觉化,用以表示前后的因果关係。

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c 循环图:标準流程 循环图是流程图的另种变形,但有别于流程图,它没有终点,是一种无限循环、逐步改善的意义。

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d 树状图:原因分析& 组织架构 树状图的应用有两种,分别用在原因分析与组织架构。在执行原因分析时,能有系统的拆解问题,精简焦点资讯,利于探索问题本质;另一方面,它可以用来呈现一个组织的阶层及功能角色。

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e 金字塔:层级架构 又叫阶层图,用来表达阶层,上下或高低关係,同时也呈现出数量多寡。由下往上,层层收敛,数量越少;由上往下,层层扩散,数量越多。

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f 关连图:彼此关连 共分五种:1. 交互、2. 收缩、3. 扩散、4. 重叠、5. 包含。有时图框彼此关连,但又不属于以上图解,我们就把它归类为关连图。交互是彼此的影响关係,收缩是由外往内事件指向,相反则是扩散,是由内往外事件指向,重叠就是彼此有局部重複关係,若重複到产生包含关係,就是包含。

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g 矩阵图:分项对应 又称象限图。矩阵图在作分项策略时非常好用,举凡波士顿矩阵(BCG)、安索夫矩阵、SWOT 现况分析、时间管理⋯⋯等等,是一种很有用的收敛工具。尤其以心智图作完水平思考,再来个矩阵图作垂直思考、策略定位,是相当有力量的组合。

数据图是简报中常用的图解,尤其是跟数字相关的报告,其中经常会用到表格图、直条图、折线图、圆饼图 。

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表格图:总览 表格本身是一种图,甚至是最为精简完整的对应图表,当你还在伤脑筋用什幺数据图时,有时表格图就是个最简单有效的图表。

直条图:大小 不管是直的还是横的,最主要是要显示量的大小。

折线图:趋势 折线图很适合用来表现一段时间内的数字及趋势变化,在描述企业成长、衰退、稳定或波动时,折线图的使用率极高。

圆饼图:比例 圆形最能给人整体及分量的感觉,如果是需要描述每一个分项佔整体的分量及比例,圆饼图就再适合不过了,例如上图中每个月份的大小及比例。

3. 要使用关键字

何谓简报,就是简单有力的报告,而关键字的使用,便是这力量的源头。关键字相关概念可参照前面 〈思考力〉 的说明。

4. 要搭配色彩

色彩及图像都是活化大脑、吸引注意及增强记忆的有效工具,跟关键字一样。

下面我以三张简报作一比较,读者会比较容易理解。第一张是传统的大字报,这种简报等于告诉观众你的简报设计有多差,日后会很难改变别人对你的第一印象;第二张标题有含主张,本文也使用了论述及关键字,但缺乏图表与证据;第三张就一目了然多了,这才是我们该有的基本简报功夫。

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延伸阅读:

面对专业的价值,老闆们愿意付出多少?

为何顶尖菁英都是「清单控」:一张列得好、列得对的 memo 纸,升职加薪全靠它!

《麦肯锡精英最重视的 39 个工作习惯》:职场十年修练手册

 

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